6月16日网络会议记录

桐溪居士

6月16日晚监理事扩大网络会议

记         录

【会议主持】： 阳光宁桐、电工刀、桐溪居士

【会议记录】： 桐溪居士

【会议时间】： 2012-06-16晚

【会议地点】：情系管理群（QQ群62490814）

【参会人员】：情系专职，晴朗天空、沧海横流、自由中子、米老鼠、海鹰、疏影斜阳、沧海、阳光宁桐、桐溪居士、电工刀、等待、森林木、牵着老虎散步、小豆、一滴泪的邂逅、红妆、玲铛、大山娇子、水手等

【会议记录】：

主要议题：

一、南京大学暑期来桐支教问题

二、暑期走访相关问题

三、欢送（2012年度情系资助）大学新生入学工作安排。

第一议题： 南京大学暑期来桐支教问题

这一议题由桐溪居士主持，首先他根据自己了解到情况，向大会提交了自己个人整理的有关暑期支教方案的草案（内容如下），供会议审议、讨论。

2012年南京大学暑期支教活动相关情况（草案）

一、基本情况

1、时间：7月6日——7月22日（17天）

2、地点：情系助学服务中心大楼

3、支教大学生：南京大学金陵学院、成贤学院13名大学生

4、受教学生：情系受助学40人（名单由铃铛提供，附后）

5、支教活动情系负责人：海鹰

二、前期接待安排（7月6日、7日二天）

1、支教大学生：

（1）吃：中心食堂

（2）住：中心三楼男女宿舍各一间，打地铺

（3）生活用品：洗换衣、牙膏牙刷、毛巾、洗发水、香皂、肥皂、洗衣粉、脸盆、席子等需要自备。

（4）生活费用：按每天每人15（或20元）标准提前交中心食堂，用于买菜

（5）路费：来回路费自理。

2、受教学生：

（1）吃：中心食堂

（2）住：中心三楼其他宿舍（床位？），大小孩子搭配（铃铛负责安排协调）

（3）生活用品：自带洗换衣、牙膏牙刷、毛巾等

（4）生活费用：由中心承担一切生活费用

（5）来回路费：片区管理联系通知，以家长接送为主，片区接送为辅

三、开班仪式

1、时间：7月8日上午9点

2、仪程：待定（内部活动，阐明活动目的，落实各项安排，强调安全纪律）

四、支持活动：

   1、时间：7月8日下午——7月21日下午

   2、内容：由支教大学生根据实际情况确定

五、结业典礼：

   1、时间：7月22日上午    地点：中心大楼二楼多功能厅

   2、内容：支教总结、各班级汇报演出、优秀学生表彰、互赠锦旗、领导讲话、合影等，具体待定。

六、安全措施：

   1、支教大学生安全：情系以组织名义与支教大学生签订安全责任书，不承担支教期间大学生支教团队和个人人身安全责任。

   2、受教学生：（1）片区管理在接学生来中心前，应与家长或监护人充分沟通，并签订安全责任书，不承担学生在中心期间的相关安全责任。

  （2）由中心统一为暑期前来参加活动的学生购买短期（一个月）的人身意外伤害保险。（星星知我心负责）

3、封闭式管理：支教期间，中心实行封闭式管理制度，实施义工轮流值班检查制度。（张霓负责）

4、准备一些防暑、跌打损伤药品，以备不时之需。

5、制定突发情况处理应急预案。

6、印制支教期间相关人员职责、分工与联系方式表。

各位参会人员，依次对居士提交的草案发表了自己的看法和建议，主要问题在于安全问题，相关意见建议汇总如下：

1、支教活动，太小的学生不适宜参加。
2、制定学生在中心上课期间具体详细的安全措施方案，在开班仪式时，要把对学生入住安全教育作为一个重点内容
3、不承担学生在中心期间的相关安全责任，这句话不要,改为，加强对入住学生的安全管理,，安全教育
4、暑期支教活动开班仪式和结业典礼等低调进行，不邀请相关媒体。
5、支教活动项目要成立工作小组，对具体工作按目前部门进行分工到位，重点工作落实到人。
6、项目需支出的费用，要前期明确费用支出计划。
7、建议支教期间，进出情系服务中心人员，需要佩戴工作牌，支教学生发放临时牌，以确保中心安全，
8、启动监控设备，专人储存监控录像资料。
9、论坛及时更新活动实事报道，着重点扑捉新闻细节，以提高活动意义。
10、对支教大学生提出安全要求，特别是支教学生外出，要由对方组织统一管理，情系只负责协调。
11、孩子入住前，需要与监护人签署安全协议书，我们把相关安全防范及要求在协议中体现出来，对擅自不服从中心统一管理和安排所造成的安全事故，责任不应由中心承担。
12、支教活动的时间不宜太长
13、以往的支教活动团市委都是我们邀请参与，这次是否邀请团市委参加？
14、自备一些高温防暑药品。
15、白天设置保安门卫一名，可由义工轮流
16、晚上至少要有两名义工在中心住宿值班
17、各片区管理要对铃铛挑选的学生名单审核把关，慎重考虑是否合适，若认为不合适可建议换人。
18、可以安排孩子相互管理，大孩子带小孩子。
19、支教期间，中心实行封闭式管理制度，大铁门每天上锁，实施义工轮流值班检查制度。
20、建议每天一名理事来中心。
21、情系学生来回：同意片区管理联系通知，以家长接送为主，片区接送为辅

桐溪居士

第二议题：暑期走访问题

本议题由阳光宁桐主持，他首先提交自己关于本次暑期走访的相关设想供大会审议，内容如下：

1、7月28日上午在“情系助学中心”举行2012年暑期走访启动仪式；
2、暑期走访时间安排在7月28日至8月20日之间，走访具体时间由各片管理统筹安排，但需在规定时间内走访完毕。
3、暑期走访请各片区管理高度重视，要公平公正的对待每位学生。在本片区内，片区管理没有走访过的学生，此次走访一定要走访到户。
4、参与暑期走访的义工，出发前需先通过召集分组，每组一般三到四人为宜；出发前必须熟悉该组走访资料；走访义工必须着统一义工服，佩带义工证，不按规定着装佩证，不得参与当次走访。每组只允许带一名爱心人士着义工服随同走访。走访中，不得接受任何形式吃请，走访期间不允许喝酒，所有费用必须AA制；遵守交通法规，注意交通安全；请所有义工注意仪表、言行，对学生家庭不得作任何承诺。每天走访结束，不管多迟，必须要到情系办公室汇总资料；
5、进入学生家庭，首先需要向学生家庭表明我们的身份，是“桐城情系爱心联合会”，发放一些情系的宣传品或情系联系卡；介绍情系是一个民间组织，非国家政府单位，我们的资金都来好心人的个人爱心资助；
6、今年走访针对没有升学的学生，家庭情况没有太大变化的，以通过拉家常方式了解情况，不再一项一项登记；详细记录了解今年中、高考学生的升学情况；新增学生资料必须详细，真实，走访义工要及时公正填写走访意见，随行爱心人士不参与意见，资料收集要及时归档，谨防丢失。
7、专职及时与各片区管理保持联系，在每次走访前准备需要的资料，每片走访结束后，要及时督促片区管理上交走访报告。

随后，大部分与会者都非常赞成宁桐的方案，个别与会者对暑期支教问题做出了补充，如下：

宋会长：
1、提醒各片区管理加强对助学审核标准的认知，严格根据助学标准，把关走访筛选资料，特别是数据性的说明，一定要符合事实。
2、加大小学生资助数量，争取提高助学覆盖率。
3、各片区管理及时整理走访资料，按规定时间交相关负责人处。

小豆：走访，也是要注意安全第一的

海鹰:补充说明一下，情系新的义工服已到位，大家走访出发前到情系办公室领取，完成工作后交回

雪飞飞： 建议走访时避开高温时间，另外今年走访学生家时一定要填写联系电话，没有电话的登记附近邻居电话。

桐溪居士：补充二点：第一、在资助人同意的情况，片区管理要让孩子知道自己的资助人是谁？教孩子学会感恩。第二、走访时口头介绍情系，有些孩子小，可能一说就忘了，建议给所有受资学生写一封信，信中介绍情系基本情况，对孩子的学习、生活、感恩之心提些要求和建议，真正关心他们的心理、学习和思想

桐溪居士

第三议题：欢送（2012年度情系资助）大学新生入学工作安排

本议题由电工刀主持，他首先提出了三点：
1、暂定8月25日举行欢送仪式
2、请所有义工积极联系爱心单位和爱心人士寻求爱心资金的募集。
3、举行仪式前由专职联系入学大学生资助人及时沟通，诚邀资助人参加仪式。

随后，各位与会者也就此议题进行了补充和讨论，部分节录如下：

自由中子：给新大学生们也写份信

阳光宁桐：每年的大学生资助标准是1500元，今年情系有34名高三学生考大家，这是一笔不小的支出，需要大家积极联系，看有没有爱心企业赞助

雪飞飞：请各位片管第一时间统计高考学生的升学具体情况，及时汇总

桐溪居士：建议发动广大义工，积极尝试与仙龙湖戴总联系，一来为欢送大学生募集资金，二来为暑期来中心学习的孩子能去中国活海游玩一天。

桐溪居士

正式会议结束后，桐溪居士还向大会汇报了几件事情：
一、已经联系上无锡要捐书的张老，他要捐一些自己写的书给情系图书馆，目前正在联系车子。
二、建议情系制作捐赠感恩卡，如下图示例。
三、建议情系帮忙落实国祯爱心图书室前期调查事项。

疏影斜阳

所有需要商议的问题请理事会尽快商议后形成决议并抄送监事会~~~~~~~~~~~~~~~

沧海

所有需要商议的问题请理事会尽快商议后形成决议并抄送监事会,还要送名誉会长

心香一缕

桐溪居士 发表于 2012-6-17 23:12
第三议题：欢送（2012年度情系资助）大学新生入学工作安排

本议题由电工刀主持，他首先提出了三点：

居士你好！与戴总联系我可以参与，戴总是我家叔叔，我可以尽量去做，能不能成功我也不知道，恳请情系一位代表性的领导带我一起去，谢谢！

雪飞飞

请各位监事、理事，阅过网络会议记录后及时将不同意见或建议及时反馈给桐溪居士，整理后将形成决议，抄送给监事会和名誉会长！

雪飞飞

心香一缕 发表于 2012-6-18 11:22
居士你好！与戴总联系我可以参与，戴总是我家叔叔，我可以尽量去做，能不能成功我也不知道，恳请情系一位 ...

这真是个好消息！
尽量去试试吧

牵着老虎散步

心香一缕 发表于 2012-6-18 11:22
居士你好！与戴总联系我可以参与，戴总是我家叔叔，我可以尽量去做，能不能成功我也不知道，恳请情系一位 ...此消息不错，努力试试