情系2019年会筹备讨论会

秘书处

                                                    情系2019年会筹备讨论会       

    时间：2018年12月15日
    地点：情系义工之家
    出席：斜阳、海鹰、电工刀、宁桐、沧海
    列席：勿忘初心、嬉子、夏胜利、徐来、白云、谢永红、大山骄子、钟123、吾沁儿、章瑞、风过无痕、杨咸志、周周、冬不盖被、太阳花、建秀防水、梦、刘超、占忠霞、林葱、汪璟萍、何艺春、室静阑香、余克尚、刘平海。
    记录：妮子
    会议主题：关于2019慈善年会筹备工作安排
    会议议程：
一、海鹰介绍年会筹备进度
二、情系年会筹备组成立：
   1.节目导演组：负责节目等一切统筹安排，负责人：海鹰
    2.后勤剧务组：负责邀请函发放，演出现场后勤安排，负责人：电工刀
    3.财务组：负责年会所有进出账目，负责人：刘会计
    4.安保组：负责活动现场维持秩序，负责人：水手
    5.接待组：负责演员接送安排，工作餐安排，爱心车辆招募，负责人：梦
    6.宣传组：负责年会前后的宣传工作，负责人：桐溪居士
三、年会宣传，赞助商，冠名单位尽快寻找、确定
四、现场参会义工讨论年会需注意事项和细节，提出的建议归纳以下几点：
     1.年会前宣传组要多渠道多元化的进行情系年会宣传，后期可以专访形式邀请赞助商来情系参观、联谊，并适当邀请媒体参加，增加赞助商的荣誉感和成就感。
     2. 年会主持可比往年多增加两人，在义卖环节可以烘托气氛。
     3.义卖品在拍卖前的准备工作要做细做透，让赞助商感知义卖品物有所值，并直接在台上完成交接仪式。
     4.现场秩序的维持，尤其注意避免义工因各自拍照而忽略了会场坐席的空缺。
     5.节目导演组要把控节目时间，精简节目。
     6.接待组引导嘉宾入席时注意迎来还需送往，在会后将嘉宾贴心妥善送出酒店。
五、财务部负责2018年度的财务报告。
六、宣传部负责2018年度情系总结报告。
七、义工部负责2018年会员出勤统计，优秀义工评选，为加大情系多角度多渠道的宣传，义工、志愿者在论坛发帖的稿件可转化为志愿者活动时长。
                                                                  桐城市情系爱心联合会
                                                                               2018.12.12