2009年情系爱心联合会理事会第二次会议简报

龙眠千年

第二届理事会2009年第二次会议记录

时间：2009年2月14日晚19:00时至21:00
参与人员：米老鼠  思雨  斜阳  沧海  海鹰  钓鱼  日子 小束（按报道顺序）
列席人员：天空


备注：此次会议是临时通知的，以网络形式召集，部分监、理事可能没收到通知或出差在外
会议主持：米老鼠


会议记要：会长通报09年情系发展方案，供大家讨论。


一    情系爱心联合会第二届组织架构及理事会职能架构
根据本组织发展需求及义工个人实际情况的变化，进行新一界联合会组织架构和监事会、理事成员及主管人员的职能调整，本着自愿的原则进行合理的岗位分工。
      
第二届监事会组织分工

第二届理事会工作范围及职责分工

二    第二届理事成员及主管人员的工作方向
09年我们的发展目标应该从以下两大方面着手：


组织内部
1）、加强理事成员、各主管人员的综合意识的学习，提升对慈善组织的重要性、严肃性的认识，力争各负其责，充分发挥个人主观力，做好本职工作；
2）、对于现有会员、义工进行系统培训，（提供简要培训资料发给各会员或义工会员），对新进会员要进行系统引导、培训；
3）、利用现有资源成立志愿者联合会，扩充受助面或受助方向，争取在五一、十一、年会三阶段举办三次大型特殊受助活动；
4）、主动联系资助人，建立本组织与资助人的互动平台；主动邀请资助人来共同关注本组织一系列活动内容，（可以采用QQ邮件的方式，把组织的一些活动内容定期发给资助人，提醒对方关注）；
5）、建立受助人与资助人的交流平台，相关义工多关注或提醒双方的互动频率，（可以设定每个月定时提醒的方式）；让更多的资助人共同与我们一起关注受助群体，给予精神上的支持；
6）、呼吁社会心理辅导爱心人事参与，关注受助群体的思想健康成长，让受助群体懂得感恩，通过交流方式培养孩子的知恩投报心理；
7）、切实保护受助人隐私权，避免详细资料公视。组织内部建立受助人成长档案，帮助他们树立良好的人生观，力争把我们所资助的群体，真正培养成人才。根据片区包干人员的分工，设定期进行回访（学校老师对该学生情况的反馈，家长或监护人反馈）。
8）、结合08年中山大学结队助教的经验，初步考虑利用节假日或平时走访机会，呼吁本地教师参与义务辅导，帮助受助群体学习上的困难。
9）、建立义工考核指标，对杰出贡献的义工，以组织名义重点向其单位或所在地政府部门申请名誉奖励，或推荐参选当地职能部门评比的相关荣誉。
10）、会长、副会长、秘书长共同协调各自时间，保障组织运营日常问题能及时处理。
11）、建立例会制度，每个月理事成员召开一次工作交流会议，对当月工作进行总结，对下月工作方向进行汇总并公示。接受监事会及社会的监督和指导。

组织对外
目前我们对外的缺口主要在两个方面：宣传窗口狭窄、资金支持力度小。
扩大宣传：
1）、搜集桐城在外地所有知名人事或企业，推荐其了解情系组织的存在和所作所为。
2）、搜集桐城本地所有企业及知名人事，推荐其了解情系组织。
3）、搜集桐城在全国同乡会组织，利用其组织之便共同宣传情系。
4）、保持与媒介的合作关系，充分利用电视、报纸、网络等平台，加强情系的宣传力度。
5）、加强各外联组的工作开展，联系基金组织、社会团体或个人共同支持情系的善举。
6）、目前我们没有大笔资金的支持是因为我们组织的影响力不够，只有扩大影响力，通过我们的网络平台让更多的人了解我们的发展方向和目标，对于资金来源有着很大的促进。
寻找资金源头：
1）、加强情系网站的建设，为企业提供宣传平台，也为情系带动创收（前期可以免费或少收费为企业做些小窗口广告），开辟企业信息发布平台和职业交流平台，丰富情系网站的多样性，原则上保留慈善互动为主，淡化商业气息。
2）、招募情系赞助和合作单位，利用情系日常活动或年会机会，建立双赢平台。

三    情系第一季度工作重点


理事会
1、  各部门主管尽快上报部门成员名单，理事会共同审核认证，对未能及时到位的岗位，进行临时性协调分工；
2、  审核、认证未及时转正的义工申请资料，提高理事会工作效率；
3、  审核、确定会员、义工培训方案；
4、  整理本会与资助人、学校、受助人、爱心人事联系档案，建立有效的沟通平台；
5、  确定09年受助人审核资料，监督发放资助资金，并及时公布；

外联发展中心
1、  建立江苏、浙江、广东、福建、河南、东北三省外联组，确定QQ群，进行前期宣传；
2、  确定各外联组负责人，履行日常管理工作；
3、  联系基金组织，建立沟通渠道；
4、  搜集桐城本地及外地桐籍人事资料，进行初步沟通和宣传；

走访组
1、  了解09年上半年受助人情况，筛选资助对象；
2、  整理、确定09年上半年资助对象，发放资助款；
3、  上报新增加资助对象，理事会进行审核；
4、  分片区整理资助款发放明细，反馈给资助人和公布论坛；
5、  分片区整理受助人成长档案，初步建立沟通平台；


物品组
1、  整理本会日常办公用品的登记、保管；
2、  整理本会目前剩余资助物资，根据各片区具体情况，经理事会审核进行发放；

宣传组
1、  加强09年年会的卖点宣传，扩大情系网络影响；
2、  对各片区近期走访进行跟踪报道；
3、  建立各斑竹、群主的日常管理制度，保障宣传窗口的畅通；
4、  建立支持和帮助本会发展的爱心企业在本网站宣传平台；
5、  搜集整理现有资助人、社会爱心人事的联系方式，及时对本会近期活动通报；

财务部
1、  及时更新、公布财务收支情况；
2、  办理相关证照年审；

组织部
1、  整理会员、义工认证登记，对未确认的义工转正及时上报理事会确认；
2、  整理会员、义工培训大纲，上报理事会确认，并确定培训计划；
3、  建立义工沟通平台，加强思想意识的引导；

在每个月的会议中，大家在回头总结下季度计划的实施情况，进行调整



四、学习借鉴李连杰 “1基金”成立情系“一元基金”的计划和可行性

为了孩子，我们每天节省一元钱

------情系爱心联合会“一元基金”活动倡议书

前言：一元钱对于我们这个社会来说，是个微乎极微的数字。如果我们每个人每天都能坚持节省一元钱，来支持那些贫困家庭的孩子，又能解决多少孩子的就学难题呢？为了爱我们相识，为了爱我们成了相亲献爱的一家人。亲爱的朋友们，我们一起行动起来，为了那些渴望上学的孩子，捐出我们每天节省的一元钱。

活动提案：
动员目前所有的会员，行动起来，从自身做起。协助联系或在自己的单位成立爱心集体，在单位的进门处，设置一个募捐箱，从身边的同事开始，鼓励他们发扬爱的精神，为贫困家庭的孩子，捐出自己的一片爱心。

09年度活动时间：2009年2月1日-2009年12月30日

组织援助：
1、  所有参与会员或爱心人士，提前跟贴申报，由情系爱心联合会出具爱心倡议书及会员委托书。
2、  统一设计募捐箱及宣传资料，由专人发放。
3、  由情系指定委托会员或社团（三人以上）每周统计募捐数字，向情系财务组汇报，并由财务组及时公布与论坛。
4、  设网络值班人员，负责答疑社会各界就本次活动的解释权。
5、  由组织集中对报名会员或社团单位，就本次活动进行网络培训。

参与条件：
1、  本组织网络注册会员。（未注册的请在申报前，注册网络会员）
2、  提供本人合法身份证明，交与组织备案（本组织负责对本人身份保密责任）。
3、  具有爱心，不得以募捐为名，贪污或进行违法行为。本组织保留对其违法行为，追究法律责任。
4、  能与本组织保持紧密联系，汇报每周的募捐情况。
5、  由本组织指定委托会员负责邮寄募捐款。如社团或单位参与，回执需要本人所在单位财务部门监管，并备案。
6、  能提供本人所在单位联系方式及主管联系人，邀请主管人员参与监督（本条主要是针对本组织对社会的公证性）。

对于募捐资金的处理方式：
1、  所有募捐资金（除指定某位资助人），全部汇总情系爱心联合会的集资库存，根据受助条件的要求，由情系组织统一发放资助款，并及时公布发放情况。
2、  本次活动是个长期募捐行为，积余资金囤积情系帐户，根据囤积资金的多少，进行阶段性或临时性的捐助。
3、  本次活动将根据国家法规抽取6%金费，作为活动运筹资金补贴，对参与本次活动的社会团体，赠送牌匾，以兹谢意。

友情提示：
1、  作为父母，因为捐出这一块钱，可以培养孩子从小热爱社会的良好意识；作为领导，因为捐出这一块钱，可以培养员工的执着和爱的精神；作为个人，因为捐出这一块钱，可以让自己更能体会自身在社会的价值观；作为一个社会，因为捐出这一块钱，可以更深层的反应出和谐和文明。
2、  我们每个人都可以从今天开始，都可以从捐助的第一块钱开始，在人生的日记里，写下自己最深刻的心得体会。

全体总动员，大家行动起来，从我做起，从现在做起，为了心存的那份善良和爱，我们要学会执着！
  
                                             情系爱心联合会
                                                                          二OO九年零二月十日

就本次活动策划内容，需要我们咨询和思考的几个问题：
1、  咨询律师，就各社团委托人的法律约束条款进行细划；
2、  咨询税务部门，关于募捐款项是否交纳税收；
3、  先从桐城本地企业着手尝试，再发展外地桐城人士开办企业；（便于控制活动的有效实施）
4、  这是一个长期工程，是否需要设立专人负责；


五：日子发言：
关于2009年工作，将情系的工作日常化，但要考虑到一个现实问题，情系所有的工作人员都是利用业余时间来做，各人还有本职工作，只有在不影响本职工作的前提下，才能处理情系事务，所以我们不强求工作做得怎么样，但求大家务必提高责任意识，将情系工作尽量日常化。在具体工作中，今年努力做到的：
1）义工的培训工作，提高义工素质，
2）加强与资助人、被资助人的沟通，对中小学生注重心理沟通，提供精神帮扶；
3）加强与政府各部门的联系，充分发挥我们义工资源优势，扩大情系在政府部门和桐城民间的各方面影响，提供情系的公信力，只有这样才能取信于人，引起一些企事业单位的个人的关注和支持；
4）我们年度大型活动不宜过多，但求要精，小活动要有创新，多做一些有创意、内容新颖的活动，主要是义工们没有过多的精力；另外每次活动过后我们要做一次小结，吸取经验和不足

六：尽快确定会计人选，配合出纳做好财务工作。

七：09年春季送学费活动开经开展，大家要注意安全。下星期沧海理事将组织大关片的送学费活动。

桐溪居士

昨天把手机搞丢了，晚上学校里又有事，没有能及时参加会议，诚恳的抱歉……
一定认真学习会议精神，大家齐心协力，共同把情系爱心事业做好！

梦乡城主

会议内容很充实，应尽快将可行性的内容形成决议，交各部门执行。

椰子

组织对外
目前我们对外的缺口主要在两个方面：宣传窗口狭窄、资金支持力度小。
扩大宣传：
1）、搜集桐城在外地所有知名人事或企业，推荐其了解情系组织的存在和所作所为。
2）、搜集桐城本地所有企业及知名人事，推荐其了解情系组织。
3）、搜集桐城在全国同乡会组织，利用其组织之便共同宣传情系。
4）、保持与媒介的合作关系，充分利用电视、报纸、网络等平台，加强情系的宣传力度。
5）、加强各外联组的工作开展，联系基金组织、社会团体或个人共同支持情系的善举。
6）、目前我们没有大笔资金的支持是因为我们组织的影响力不够，只有扩大影响力，通过我们的网络平台让更多的人了解我们的发展方向和目标，对于资金来源有着很大的促进。
寻找资金源头：
1）、加强情系网站的建设，为企业提供宣传平台，也为情系带动创收（前期可以免费或少收费为企业做些小窗口广告），开辟企业信息发布平台和职业交流平台，丰富情系网站的多样性，原则上保留慈善互动为主，淡化商业气息。
2）、招募情系赞助和合作单位，利用情系日常活动或年会机会，建立双赢平台。

这条我很赞同，我们的宣传部应该着手操作，首先在情系论坛对去年的爱心商家和单位进行图片和文字的形式来免费宣传一下，也好让商家知道献爱心的同时得到了回报~现在我们主动了做了，以后商家就会更多的来和我们接触。

老马

没时间参加理事会会议，感到抱歉，希望下次通知开会时间提前一些。
    看了会议记录，对大家的认真工作比较佩服，辛苦了。
    我比较认同日子的意见，得脚踏实地，切忌好高骛远。
    结合个人的任务，我会尽力联系单位和个人，为情系资金添砖加瓦。

一滴泪的邂逅

我支持日子的发言 做点实事最好
有的时候 程序也要 但过于复杂就
力不从心了  时间__是个关键.

天籁之音

因本人出差没时间参加理事会会议，非常抱歉！会议内容提项细致深刻，支持大家观点，值得学习！

阳光宁桐

支持日子的观点！

大，全，空的东西对情系只能是扼杀！

个人觉得情系发展过程中注意：
              一专：以助学为自己的专业；
              一准：资助的学生要找准，要让人们看到情系资助的学生都是确实需要帮助的人；
              一快：只要发现有资助对象，就及时组织义工去走访，要让人们觉得情系是能办事的组织。