理事会七月例行会议记录

桐溪居士

情系理事会七月例行会议
会 议 记 录

时间：  2013年7月31日晚8点
地点：  助学服务中心义工之家
参会人员：米老鼠、海鹰、斜阳、沧海、日子、阳光宁桐、电工刀、桐溪居士
请     假： 思 雨
会议记录： 桐溪居士

七月份理事会例行会议内容：      经过与会各位理事热烈讨论和充分交流，就与下事项一致通过，形成决议：

一、总结2013年暑期夏令营活动：
      拟于8月10日前后，召开2013年暑期夏令营总结会议，全面总结夏令营三个阶段的活动，巩固成果，加强同各位老师的交流联系，做好后期宣传工作。桐溪居士负责。



二、开展暑期大走访活动：
      走访启动时间：定于8月3日（周六）开始2013年度暑期大走访活动，活动主题待定；收集完善学生户口本、身份证、监护人、一卡通帐号等相关信息。方案和相关安排由阳光宁桐负责落实执行。


三、承办桐城传统文化公益讲坛活动：
      相关部门拟于10月份在新体育场举行桐城传统文化公益讲坛活动，活动拟邀请桐城市委宣传部作为主办单位，情系同意担任承办方，协助相关部门、社会各公益团体、爱心人士共同办好此次公益活动。并派一二人加入组委会，统筹协调各方面的工作。


四、批准新义工和志愿者申请：
      会议审核通过了组织部提交的太阳雨等人的义工申请，明确批复太阳雨、小凯为情系义工，周上珠、徐飞、叶香、方根胜、胡美凤为情系志愿者。相关证件和培训由沧海负责。


五、召开情系宣传部大会：
       拟于8月下旬召开情系宣传部大会，充实人员，明确分工，由桐溪居士负责。


六、规范理事会会议制度：
     会议召集：由副会长兼秘书长海鹰负责召集理事会议，召集时要明确会议主要议题、主持人、记录人，并选择网络、短信或其他方式通告到参会人员；
      请假制度：因各种情况不能参加会议的理事，需电话向召集人请假，同时对相关议题发表自己的看法。
      表决制度：会议在主持人的主持下，就相关议题逐项讨论，按序发言，各抒已见，最后统一表决，多数通过即为理事会通过。



七、规范救助信息收集制度：
      针对外界救助信息的完整性问题，实施“首收负责制”，即第一个收到资料的人要负责资料来源的完整性（有村镇或学校的公章，有资料提供人的姓名、手机号码），第一个收到资料的人（情系义工和志愿者）要在资料表上写下自己的人名字和资料接受时间，并及时向相关负责人（助学方面的求助资料交宁桐，社会其他救助交电工刀）转交资料。


八、建立健全中心物资管理制度：
     1、对中心现有物资：逐一清查，分门别类，贴标签，登记造册。
    2、对外界捐赠物资：接受登记、发放爱心卡，公布；清洗整理、编号、入库，发放记录，来龙去脉，流程清晰，有据可查。

九、完善义工值班制度
     每天值班义工就认真填写值班表，将当天中心的大小事项，问题与建议等到一一填写在值班表上，以备查对。

2013年8月1日上午

沧海

认真学习文件！~~~~~~~

疏影斜阳

脚踏实地，稳步前进～～

希望我们的会议内容每一项都能从文字落到实处～～～～～～～～

暗香盈袖

支持理事会的决议
欢迎新的义工和志愿者们，走访3号就开始了呀

米老鼠

居士辛苦了！
大家一起加油！