2024年度公益慈善晚会筹备会会议记录

秘书处

2024年度公益慈善晚会筹备会会议记录

时间：2023年12月16日下午四点

地址：情系会议室

参会人员：项玉、李文、段长青、唐高鹏、胡国荣、黄云、施文琳、吴敏、许卫青

记录人员：李妮

会议内容：（李文）筹备会分工并招募各自组员

• 外联组：由李文、唐高鹏负责，拟出爱心单位名单，并负责将邀请函（电子版、纸质）送达，邀请出席年会领导需及时跟进并确定到场；年会需提前在治安大队备案以及制订应急预案；现场灯光、音响提前准备；
• 宣传组：由余克尚、齐敦海负责，对接导演组，爱心单位现场访谈内容及情系学子祝福小视频拍摄，要在晚会十天之前准备；
  3、会务组：由赵鹏飞负责，准备字画拍卖物品拍摄、简介；授牌仪式顺序，爱心单位和个人证书要分开发放；现场义卖过程中负责举牌及拍照；配合现场导演催场、上下场引导、礼仪人员、抽奖礼品人员安排，搬运人员2-4名，催场人员1名，上下场引导人员2-4名，礼仪人员4名，抽奖礼品人员2名、茶水服务（酒店人员）。
  4、财务组：由吴敏负责，将制作的募捐箱及收款码，放在会场入口醒目处；确保现场义卖及拍卖资金回笼；
  5、安保组：由胡国荣负责，外场安保人员安排10-12人，内场安保由情系爱心联合会发函蓝天救援队协助；会场按照座位图将领导席位、嘉宾席、爱心单位方阵固定提前安排，并一一对应贴在座位上；
  6、后勤组：由倪渐芬负责，演员就餐、住宿（国际大酒店）、工作餐、答谢宴（国际大酒店）以及车辆安排；
  段长青：晚会节目以及节目主持人正在安排、确定中，后勤保障、演员邀请要安排专人落实；会务组：现场舞台音响，要有1人负责提醒音响师，优盘录制、话筒传递、上下场引导员；为加强年会现场的热闹氛围和市民参与度，特设桐城土特产义卖区进行现场直播带货，暂定10个展区，分别签订义卖合同；抽奖环节可采购荧光棒和定制纪念品吸引参会人员扫情系二维码进入抽奖环节，让更多的人了解情系，加入情系。
  桐城市情系爱心联合会
  
  

2023年12月18日