2019年12月份晚会筹备会会议记录

秘书处

时间：12月15日

地点：情系会议室

出席：疏毅、项玉、段长青、阳光宁桐、沧海、电工刀、李妮、桐溪居士、一河星光、霞、水手、光国先、十国酒歌、室静阑香、冬不盖被、自由中子、小古、张溢涛

记录：张溢涛

会议内容：

一、晚会筹备新增抽奖环节，目前二等奖、三等奖和幸运奖已经确定，一等奖待定；

二、疏毅会长宣布晚会筹备分工，将工作布置到各组负责人，由各组负责人分管本组工作：

（一）节目组

组长：段长青主任负责，项玉书记担任策划，何老师辅助，招募N人；

职责：负责筹备慈善晚会的演出节目，对晚会节目内容、舞台背景等进行审核；

（二）后勤组

组长：电工刀负责，张溢涛辅助，招募N人；

职责：负责活动期间所有的后勤准备工作。包括晚会现场的布置：一楼安排合影展板，用于来宾拍照；舞台前摆放横幅、鲜花；准备好条幅、绶带；义卖字画展示区的安排等；

（三）宣传组

组长：桐溪居士负责，妮子辅助，招募N人；

职责：负责所有活动的前期宣传及跟踪报道；利用此次年会活动推广情系爱心官微；完善好晚会邀请函名单；

（四）安保组

组长：阳光宁桐负责，李文辅助，招募N人；

职责：负责志愿者内部协调及活动安全；配合接待组做好晚会来宾接待工作，维持秩序；

邀请蓝天救援队协助，情系为主，做好安保工作；

对志愿者要提前做好培训工作，要求服装统一；

（五）接待组

组长：沧海负责，一人辅助，招募N人；

职责：负责年会期间演职人员、政府主管领导、企业领导、与会社团、公众媒体以及外来人员的接待；负责所有演职人员的就餐、出行车辆的安排等。

（六）外联组

组长：疏影斜阳负责，一人辅助，招募N人。

职责：负责与相关单位联系，确定晚会场地；负责联系本次晚会赞助单位，争取晚会义卖品和善款；

（七）财务组

组长：刘芳负责，施文琳，高小红辅助

职责：负责募捐资金及活动资金控制，所有物资的收入支出统计。

三、项玉书记作为晚会策划，会上汇报晚会筹备工作进度；

四、段长青主任作为晚会总导演，会上汇报节目组的进度，并对晚会筹备工作提出建议：

1，宣传：

（1）统一口径，发布通稿；

（2）加强宣传力度，充分利用自媒体、网络论坛的力量；

（3）建议宣传负责人桐溪居士主导重新编辑情系晚会宣传稿，在全国性平台上广泛推送，提升情系影响力；

2，晚会节目表演、字画拍卖、爱心牌匾发放等环节要安排妥善，控制好时间；晚会节目单要做到少而精、高质量；

3，晚会现场秩序要着重注意，避免出现拥挤踩踏等意外事故，要妥善安排晚会坐席；

五、阳光宁桐汇报评选5名优秀义工、换届选举两项工作的进度；

六、桐溪居士作为晚会宣传负责人，对于晚会宣传工作提出几点建议：

1、晚会现场，建议一楼设置合影展板，注意展板设计细节，可以联系蓝天数码定制；

2、H5情系慈善晚会介绍，由居士负责并修改；