情系理事会2014年7月份扩大会议会议记录

秘书处.

                                                            情系理事会2014年7月份扩大会议
                                             会议记录

时间：7月3日17时40分
地点：情系会议室
出席：海鹰、桐溪居士、疏影斜阳、电工刀、沧海、小豆、阳光宁桐；
列席：自由中子、沧海横流、星星和我心
记录：专职张瑶

议程

一、近期事务

经过讨论，对情系近期相关事务做出如下决定：

1、暑期走访培训工作：

7月5日下午2点，在情系多功能厅进行走访前上岗培训，特邀合肥益和公益张伟作《志愿服务和社会建设》讲座。情系内容走访前培训。
7月6日开始暑期走访，理事、监事有时间的要主动参加。

2、大关片区重新划分：

大关片区学生人数众多（现有94人），分布范围广，片区管理走访任务太重，故决定将现有大关片区一分为二：一是按行政区分的大关、卅铺一带，仍由星星知我心负责，二是将吕亭镇（包括新店）分出来，暂由不安份的弹簧负责。助学部沟通后，让二个片区尽快分配好学生，交接好资料。

3、专职问题：

专职张瑶现已入职工作，处于试用阶段，各部门应积极带领专职熟悉了解情系各方面工作；
专职不同于理事，需要向专业化方向发展，有机会要进行社工和公益专业培训。

4、暑期夏令营营员挑选问题：

在本次走访中片区管理负责挑选，确定初步意向人员名单。

6、资助款收缴问题：

建议一年一次性收齐，情系义工若遇资助人询问或主动向资助人介绍，情系现在助学标准以年度为单位宣传，小学：400元/学年，初中：600元/学年，高中：1600元/学年；

二、加强财务公开透明工作

1、主动公开情系办公经费，将移到财务公开版一并公开，接受全社会的监督。
2、资金以对公帐户为主，并且从七月份开始财务公开上传银行对帐单，确保资金安全，并进一步提高透明度。
3、账密分开：全体理事表态，将由小豆负责管理账户和公章，沧海负责管理密码和私章，账密分开，确保安全。
4、财务部门负责尝试开设电子银行，开通方便快捷的在线支付。
5、为了规避不必要的风险，近期需要法人代表写委托书授权给海鹰。

三、加强情系群的管理

1、以公告的形式，加强群的管理，群的制度管理。没有规矩，不成方圆，情系虽然是个民间组织，但作为义工，相关制度还是必需要遵守的。
2、对个别老义工退群情况进行调查了解、积极沟通，争取消除不良影响。

四、驻外理事的调整和增设。

联系桐城各驻外民间机构，物色合适人选，进行前期沟通，达成初步意向后，再集中开会、授予聘书，让驻外理事们真正宣传带动当地的桐胞们积极参与情系爱心事业。

五、开展救助章然妈妈工作

    章然是情系2005年第一批资助的孩子，现在她妈妈生病了， 需要情系给予帮助。但由于情系刚进行过募捐，现不适宜再搞街头募捐活动，故尝试通过网络方式进行募捐。
    1、情系以组织名义爱心慰问，并帮助搜集整理相关能证明病情和事件真实性的图片。
    2、动员有能力的义工运用各种方式表达爱心，加大网络和现实中的呼吁宣传，情系所有的义工通过各自的QQ、微信、微博等方式进行扩散。

                                                                            情系理事会
                                                                             2014年7月