2019年12月份晚会筹备会第二次会议记录

秘书处

时间：12月31日

地点：情系会议室

出席：疏毅、项玉、段长青、阳光宁桐、沧海、电工刀、李妮、桐溪居士、霞、水手、室静阑香、冬不盖被、自由中子、张溢涛、淡苒、映山红、刘芳、酒哥、蒋莲、夏胜利、汤涛等

记录：张溢涛

会议内容：

一、年会宣传工作

1，年会宣传PPT、横幅、喷绘物料制作、签名墙制作等；

2，邀请函寄送：

（1）政府部门、本地年会捐赠单位和个人发纸质邀请函；

（2）外地单位发电子邀请函；

（3）要和赞助单位多次对接，邀请到位，礼节到位，当天电话接。

3，公众号年会宣传帖要作适当更新：首图、标题、内容；

4，桐溪居士负责编写新的年会宣传帖，在大平台上发布，为晚会宣传造势；

5，公众号广泛宣传策略注意：

（1）要有目的、有选择的转发大群，提升宣传效果；在转发之前，需要和群主沟通，请群主帮助转发宣传，效果更好；

（2）要选择适当的时机转发，有助于读者能够了解宣传帖的内容；

（3）利用好直播平台，能提升晚会宣传效果；

6、捐款牌匾制作名单，截止到年会前1月5日；

7、赞助单位名单，在晚会现场大屏上滚动播放；

8、外地参会单位，提供年会短视频VCR；形式不定；主题是：祝贺情系慈善晚会圆满完成！

二、后勤剧务细节安排，非常重要，电工刀负责落实；

1，晚会现场需要制作喷绘，联系艺力士制作；

2，尽量确认每一家赞助单位要来多少人；

3，准备席卡：参会领导+今年赞助单位+冠名单位；

4，书画拍卖，提供四副白手套；

5，现场抽奖礼品发放，和财务组合并办公；

三、车辆接送安排：沧海，刘超

1，学生接送；

2，餐务安排；

3，演员接送；

4，赞助单位联系；

5，场内入场接待引导；

四、晚会安保问题：定人定岗，邀请蓝天救援队负责晚会秩序维持；

五、现场抽奖的模式方法：凭借现场扫描【情系爱心】官方微信公众号二维码，进入晚会抽奖平台，现场随机滚动抽奖。这是给情系官微吸纳粉丝的好机会。

六、晚会细节问题

1，舞美设计；

2，分工（岗位落实到人，列出名单附上个人电话，以便及时联系）

（1）现场安保：室内分为6区，各岗位不可随意走动；场外情系，场内蓝天救援队；

（2）舞台剧务：物品搬运2——3人；上场/下场引导2人；催场2人；话筒传递2人；书画礼仪4人；礼品抽奖3人，书画展示区3人，音响师助手1人；

3，要求：礼貌、温和、友善；

七、晚会节目单汇报

风和煦

2次会议都在，怎么都没看见我自己，那出勤不也是错的？